Como administrar um escritório contábil de sucesso

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Apesar do crescimento da quantidade de pessoas interessadas na estabilidade proporcionada por uma carreira no funcionalismo público ou em uma grande empresa, ainda é expressivo o número de contabilistas que sonham em montar o seu próprio escritório e, principalmente, vê-lo crescer e se tornar um empreendimento de sucesso. Entretanto, para alcançar uma boa posição no mercado, o contador deve se transformar em um verdadeiro empresário contábil, processo que, na maioria das vezes, é demorado e exige muita dedicação.

É natural sentir um pouco de medo ao iniciar o seu próprio negócio, afinal de contas, sempre existe certo risco inerente ao empreendedorismo. Por isso, daremos a seguir algumas dicas que podem ajudar os contabilistas interessados em começar sua empresa contábil.

Normalmente, o escritório contábil inicia suas atividades com poucos recursos, muitas vezes na própria residência do profissional responsável. A estrutura de uma empresa de serviços contábeis de médio ou grande porte não é barata e, por isso, muitos contabilistas começam como profissionais liberais, verdadeiras “empresas de uma pessoa só”, nas quais eles são responsáveis por todos os serviços, tanto operacionais quanto administrativos.

Fazendo o seu trabalho com competência, esse profissional tenderá a conseguir cada vez mais clientes, chegando ao ponto em que ele sozinho não conseguirá atender à demanda pelos seus serviços. Nesse momento, o contabilista precisa tomar uma importante decisão: manter o status quo, continuando como profissional liberal e tendo que recusar clientes devido a sua falta de infra-estrutura ou então se arriscar um pouco mais e iniciar sua jornada como empresário contábil.

Optando por avançar como empreendedor, o contabilista terá que investir em uma estrutura maior, se associando a alguns colegas, contratando uma equipe para lhe auxiliar e, provavelmente, adquirindo ou alugando um espaço físico maior. Nesse momento, morre a figura do profissional liberal e nasce o escritório contábil. Ainda que o contador continue executando a maior parte dos serviços, ele agora poderá atender a um número muito maior de clientes, pois possui uma estrutura mais preparada.


Apesar do aumento no faturamento ocasionado pela entrada da nova clientela, nesse momento é preciso uma atenção especial no controle econômico e financeiro desse novo escritório, pois é comum que esses investimentos na ampliação da estrutura operacional só dêem o retorno esperado no médio prazo. Assim, é provável que o lucro dos primeiros meses seja menor do que o obtido no período em que se estava atuando como profissional liberal.

Afinal de contas, os custos fixos foram elevados consideravelmente e leva algum tempo para que a receita cresça em proporção. Porém, passado esse primeiro momento, o escritório, se bem administrado, deve começar a dar retorno e o contabilista estará mais próximo de se tornar um empresário contábil de sucesso.

Para se alcançar o sucesso é necessário muito planejamento, por isso se faz necessário definir claramente as diretrizes estratégicas (missão, visão, valores e objetivos) do escritório, deixando bem clara para os clientes internos e externos a direção que se pretende tomar. Muitos donos de escritório são excelentes profissionais, porém não atentam para a necessidade da gestão do seu próprio empreendimento.

Como qualquer outra entidade, um escritório contábil precisa de um organograma bem definido, permitindo uma clara divisão de tarefas entre todos os colaboradores e facilitando a implantação de ferramentas de controle. Fazendo jus à expressão “casa de ferreiro, espeto de pau”, muitos escritórios contábeis sequer possuem uma contabilidade interna organizada para a tomada de decisão, o que, no longo prazo, impede o seu desenvolvimento.

Mesmo com uma boa gestão, não basta apenas abrir um escritório e esperar que os clientes simplesmente batam à sua porta querendo contratar seus serviços. Para que o empreendimento se desenvolva é fundamental formar uma boa clientela e isso só será alcançado se o empresário contábil souber conquistar novos clientes e, principalmente, manter fiéis os clientes já conquistados.

Novos clientes são conquistados por indicação (quando um cliente percebe a qualidade do seu serviço é natural que ele o indique a outras empresas) ou através de investimentos em publicidade. Investir no fortalecimento da sua marca é essencial para alcançar um bom posicionamento no mercado e, como ainda são poucos os escritórios que sabem utilizar adequadamente os recursos publicitários a seu favor, esse pode ser um grande diferencial competitivo.

A publicidade dos serviços contábeis possui algumas particularidades impostas até mesmo pelo nosso código de ética profissional. Entretanto, existem várias obras que abordam de maneira clara e objetiva o que pode e o que não pode ser feito na divulgação dos serviços contábeis, muitas delas disponibilizadas gratuitamente na internet.

Como abordamos anteriormente, não basta apenas conquistar novos clientes, sendo preciso também fidelizar os já conquistados. Manter os clientes atuais chega a ser até três vezes mais barato do que conseguir novos e pode ser feito de maneira relativamente simples, através da prestação de serviços de qualidade e da inovação, buscando surpreender os clientes com novidades que os auxiliem na tomada de decisão. Muitas vezes, pequenas inovações são o suficiente para diferenciar seus serviços e fascinar seu cliente, por isso, seja criativo e tente sempre desenvolver soluções novas.

Em resumo, para administrar um escritório de contabilidade de forma eficaz não basta ser um excelente contador, mas é preciso desenvolver características empreendedoras e se empenhar para o sucesso do empreendimento. Com o passar do tempo, o dono do escritório irá gradualmente se afastar das atividades técnicas e focará cada vez mais na gestão, por isso é fundamental conhecer bem o seu negócio e contar com uma equipe de qualidade.

André Charone Tavares Lopes

2 comentários:

  1. Anônimo19/12/11

    SAI DA FACULDADE EM 2010 PASSEI NO CRC 2011/2 E ESTOU INTEREÇADO EM ATUAR NO RAMO CONTABIL EM CASA MESMO COMO O TEXTO MENCIONA, POREM ENCONTRO GRANDE DIFICULDADE EM ACHAR PRATICAS CONTABEIS, SEI UM POUCO DE TEORIA E NADA DE PRATICA..PRESCISO DE UMA PARCERIA NESSE SENTIDO

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  2. Robston26/12/11

    Um escritório é meu objeto de desejo para 2012 e tem plena consciencias que nao sera facil, porem estou confiante que dara certo.

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